Vacature administratief coördinator

Stichting Fietsmaatjes Zuid-Kennemerland zoekt een betrokken administratief coördinator.

Over de stichting Fietsmaatjes

De stichting Fietsmaatjes Zuid-Kennemerland heeft als doel om mensen die niet meer zelfstandig kunnen fietsen in contact te brengen met een fietsmaatje waarmee deze persoon kan gaan fietsen op een duofiets. Dit helpt de deelnemer om, op een actieve manier, meer naar buiten te komen en levert voor zowel de deelnemer als de vrijwilliger een gezellig contact op. De stichting doet dit in nauwe samenwerking met verschillende zorgorganisaties, die eigenaar zijn van de duofietsen die de stichting gebruikt.
Door het coronavirus hebben de activiteiten lang stil gelegen. Maar wij zijn ze nu langzamerhand weer aan het opstarten, met de juiste beschermingsmiddelen.

Over de functie

Wij zijn op zoek naar een administratief coördinator, die als een spin in het web tussen deelnemers, vrijwilligers, coördinatoren en zorginstellingen kan functioneren.
Jij bent het eerste contact voor nieuwe deelnemers en vrijwilligers die zich aanmelden. Je zorgt dat de persoon wordt opgenomen in ons bestand, wordt aangemeld bij de coördinator en de benodigde materialen, zoals een vrijwilligerspas en een vrijwilligers-gedragscode, krijgt.
Zodra er een match is gemaakt tussen deelnemer en vrijwilliger leg je die ook vast in het bestand en zorg je ervoor dat iedereen is opgenomen in ons mailingbestand Mailchimp.
Daarnaast werk je nauw samen met de zorginstellingen (waar de door Fietsmaatjes te gebruiken duofietsen staan) om elke maand de input voor de rittenadministratie binnen te krijgen, die je dan verwerkt in de centrale rittenadministratie.
Als het gaat om het betalen van de  jaarlijkse bijdrage van de deelnemers stuur je de deelnemers een betaalverzoek en stem je de betalingen af met de penningmeester.

Wie wij zoeken

  • Je vindt het leuk om administratieve processen zo soepel mogelijk te doen verlopen en komt graag met suggesties om zaken voor vrijwilliger, deelnemer en zorginstelling zo makkelijk mogelijk te maken.
  • Je vindt het belangrijk dat informatie juist, tijdig en volledig is.
  • Je hebt voldoende kennis van Excel voor het opstellen van overzichten.
  • Je bent samenwerkingsgericht richting zorginstellingen en bestuur.
  • Je beschikt over goede communicatieve vaardigheden.

Tijdsbelasting

  • Gemiddelde belasting administratieve werkzaamheden: maximaal 2 uur per weekAanwezig zijn bij bestuurlijke overleggen, ongeveer acht keer per jaar.
  • Regelmatig afstemmen met de recepties van de zorginstellingen voor het compleet houden/krijgen van de rittenadministratie (vooral in het begin noodzakelijk).
  • Verder wordt het zeer op prijs gesteld als je aanwezig bent bij de bestuurlijke overleggen, ongeveer zes tot acht keer per jaar.

Meer informatie en solliciteren

Je sollicitatie, met een korte motivatie en een CV op hoofdlijnen, kun je sturen aan admin@fietsmaatjeszuidkennemerland.nl Dan nemen wij contact met je op voor een persoonlijke kennismaking.

Voor meer informatie kun je ook telefonisch contact opnemen met de penningmeester Joost Mollerus, op 06-21567213